בנית עסק בשתי ידיים- עם סנזיי אפשר לנהל אותו באצבע אחת!

החודש בחדשות:

__________________________

חידושים בתוכנה
 

  • סינכרון מלא (דו כיווני) עם יומן גוגל (אפשרות גם ל Outlook) - כולל פרויקטים ומשימות
  • הנחה, ברמת השורה, במסמכים רלוונטיים - מעכשיו ניתן לתת הנחות לכל שורה בנפרד בהצעות מחיר/ הזמנות עבודה/ חשבוניות/ חשבוניות מס קבלה.
  • שיפור העבודה עם תבניות לפרויקטים – ניתן לסדר את המשימות לפי סדר הביצוע
  • שיפור תהליך חיוב כרטיסי אשראי – בדיקת תקינות של ת.ז ומספר הכרטיס לפני שליחה לחיוב.
  • דיווח הוצאה מרוכזת מתוך הזמנות רכש – ניתן לרשום הוצאה מרוכזת מתוך הזמנות רכש לצורך מעקב תשלומים.
  • שיפור בשליטה על האימיילים היוצאים מהמערכת

 


הערה: מסמכים בתוכנה = הצעות מחיר, הזמנות עבודה, חשבוניות, קבלות, חשבוניות מס קבלה, קבלות ועוד....

עדכוני התוכנה זמינים ומתעדכנים מעת לעת באתר senzey.com, תחת לשונית "מאמרים" במאמר ששמו חידושים ועדכונים בתוכנת סנזיי.

__________________________

נותר חודש למבצע חבר מביא חבר!!

אם אתם מכירים בעל עסק אשר עשוי ליהנות מהיתרונות בשימוש בתוכנת סנזיי,

 ספרו לו עלינו, ספרו לנו עליו, ואם התיווך שלכם יוליד שידוך- זכיתם!
__________________________

טיפים לסדר וארגון בשולחן ובשולחן העבודה

 

  1. שיגרה- זה לא רע
    לסדר כל שבוע, את מה שהצטבר באותו השבוע, זה קל יותר מאשר לסדר מה שהצטבר במשך שנתיים, אבל לא לשכוח להגדיר את זמן הניקיון כמטלה ביומן- כדי שהזמן לטיפול הקבוע יהיה נגיש ומוגדר מראש. סדר כולל את תוך המגירות והארונות (להתעלם מהם זה כמו לזרוק בגדים מתחת למיטה- היינו אמורים להיגמל מזה בסביבות גיל 20).
     
  2. להחליט
    זה מתחלק בין: מה שמצריך כמה דקות, מה שמצריך עבודה ותיוק. הפרדת הניירות בהתאם לחלוקה זו תעזור להבין את הזמן הנדרש לטפל בהם. את המיילים הנכנסים אפשר לחלק לתיקיות באותה דרך. אל תדחו את הטיפול במה שנכנס למשרד- מיינו, אם כי לא באובססיביות, אלא מספר פעמים ביום ובמועדים קבועים מראש (לבזבז זמן בלעשות “refresh” עד שיכנס המייל הבא זה לא פרודוקטיבי).
     
  3. השקיעו באחסון
    מדפים, תיקיות, ספריות או כל דרך אחרת לפינוי השולחן הם השקעה חשובה וראויה, כמו גם כלי אחסון לכלי כתיבה ומגשי נייר למה שבטיפול וצריך להחזיק קרוב. כך אפשר להפריד בין מה שצריך קרוב למה שאפשר להפריד ולהחזיק רחוק. בעזרת תגיות תוכלו למצוא את מה שאתם מחפשים בתוך מה שמקיף אתכם בסביבת המשרד. אחסון (שלא בערימות על שולחן העבודה) מקל על ניקוי האבק! מצד שני היו כנים עם עצמכם- לעולם לא תשתמשו בחבילות הנייר ובעשרות העטים בקופסא ובמגירות- תעבירו אותם הלאה. אתם מכירים בית-ספר שיסרב לתרומתכם של ציוד ארגוני? ובפעם הבאה- ציוד משרדי קונים לפי רשימה, כמו קניות אוכל בסופר. שכירים? החזירו את הציוד לארון הציוד, כך לא יחסר לאחרים ותחסכו כסף לארגון על רכישה מיותרת.
     
  4. שולחן העבודה הווירטואלי
    היעזרו בתיקיות ותת תיקיות במייל ובמחשב כדי למצוא דברים בקלות במחשב. למשל: תיקיות לפי לקוח, לפי פרויקט, לפי משימה. מתי שאפשר להקל על מציאת מייל  בעזרת תיקיה- הקפידו לפתוח אותה.
     
  5. משרד ללא נייר
    רוב הבלגאן נגרם בגלל נייר, אז איך מנצחים אותו? סורקים, מתייקים וגורסים (למעט אלו בהם המקור עצמו חשוב). נכון שאז צריך שהמחשב יהיה מסודר ויאפשר תיוק יעיל – אבל בזה טיפלנו כבר, לא?
     
  6. די עם הפתקים!
    אם כבר משרד ללא נייר- פתקים הם סוג הנייר הראשון שצריך ללמוד להיגמל ממנו! נצלו את יתרונות "לוח המחוונים" (כן, כמו באוטו) של סנזיי, עם כל מה שחשוב, דחוף ושצריך לזכור, ולא רק שהיא עושה סדר ומקלה עליכם למצוא את מה שנחוץ, כשזה בתוכנה שנגישה מכל מקום זה יעיל שבעתיים.
     
  7. להסתכל על השולחן מזווית אחרת
    לפעמים אנחנו כל כך רגילים לבלגאן שלנו שאנחנו לא רואים אותו. הסתכלו על השולחן מצד אחר – כן, פיזית, מאחור או מהצדדים. הרבה יותר קל לראות את הבלגאן כפי שהוא נתפס בעיני אחרים כשמתנתקים מההרגל של זווית הראייה הקבועה (במילים אחרות- באופן אובייקטיבי)
     
  8. חוטים
    מכשירי חשמל שאינם בשימוש עדיף לנתק מהחשמל ולאחסן-  גם חבל על הזרם שהולך על הנורה הקטנה הכחולה וגם חבל על הבלגאן שיוצרים חוטי חשמל מיותרים. את החוטים שחייבים סדרו, צמצמו ואת הנותרים חברו באזיקונים.
     
  9. פסח פעם בחודש
    פעם בחודש צריך להשקיע שעה בסדר וניקיון של משטח העבודה בשולחן ומשטח העבודה במחשב. אם יש חפץ על השולחן שלא השתמשתם בו חודש הוא יכול להיות בכל מקום אחר במקום תופס מקום וצובר אבק על שולחן העבודה. צמצמו את כמות המתנות והתמונות שעל השולחן, הילד יאהב אתכם גם אם תשמרו רק תמונה אחת (וזה בכל מקרה לא תחליף לזמן איכות).
     
  10. לתכנן את הזמן
    אם יודעים מראש על מה נעבוד למחרת אפשר להכין את מה שנדרש לכל יום לפני שהוא מתחיל ולתייק הכול חזרה אחרי שהוא נגמר.


אנו בסנזיי מפרסמים מדי שבוע מאמר בנושאים הקשורים בניהול עסק, אתם מוזמנים להתעדכן!

אנחנו נשמח לשמוע אותך! נשמח להערות/הארות/בקשות/עצות (וכמובן מחמאות), על התוכנה, או כל דבר אחר- דעתך חשובה לנו! אפשר לשלוח במייל ל: office@jdesign.co.il או למצוא אותנו בטלפון ב: 072-2502727