משלוח מסמכים ממוחשבים - רק בהסכמת המקבל


סעיף 18 ב(ג)( 1) להוראות קובע כי נישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים יוכל
לעשות כן רק אם המקבל הביע את הסכמתו לכך, לפני קבלת המסמך הממוחשב
הראשון, וכי המשלוח יתבצע כל עוד לא ביטל המקבל את הסכמתו האמורה.
הסכמת המקבל תהיה אישית כלפי השולח ומפורשת, ותוכל להתבצע בכל דרך בת תיעוד
למשל). בהסכמתו מצהיר ,I Agree והוכחה, כגון בכתב או באופן ממוחשב (בדרך של
למעשה נישום המקבל תיעוד חוץ בדרך ממוחשבת כי ברשותו האמצעים הטכנולוגים
הדרושים על מנת לעמוד בהוראות החוק (לעניין אחסון הקבצים וכו').

 

שמירה ואחסון של מסמכים ממוחשבים ע"י המקבל


סעיף 25 (ג 2) להוראות מחייב שמירה של המסמך הממוחשב הן אצל השולח והן אצל
המקבל. שמירת המסמך תיעשה בצורה המקורית בה נשלח ועל גבי אמצעי אחסון
ממוחשבים. חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימה האלקטרונית בה נחתם.
הדפסת המסמך ותיוקו אינה עונה על דרישות השמירה של מסמך ממוחשב ועותק הנייר
לא יוכל לשמש כתיעוד חוץ.
השמירה של המסמך הממוחשב אצל הלקוח צריכה להיעשות ב"תיק תיעוד החוץ" שלו.
הגדרת "תיק תיעוד חוץ" תוקנה בהתייחסה אל מסמכים ממוחשבים. לפי הגדרה זו,
כאשר מדובר במסמכים ממוחשבים שמירתם צריכה להיעשות על גבי אמצעי אחסון
ממוחשב, תוך שמירה על הדרישה לקיומו של מנגנון איתור תיעוד מסויים ואיחזורו
מתוך כלל הקבצים השמורים באותו תיק תיעוד.
כך לדוגמה, כשם ששקית סתמית המכילה ניירות ומסמכים המהווים תיעוד חוץ אינה
עונה להגדרת "תיק תיעוד חוץ", כך גם דיסקט המכיל קבצי מחשב ללא מפתח המאפשר
איחזור שיטתי אינו עונה להגדרה זו.