שאלות נפוצות

חשבוניות מס ללקוחות

חשבוניות מס וקבלות שמגיעים לאימייל שלכם

מדוע אני מקבל כל הזמן לאימייל שלי (לדואר נכנס) את החשבוניות מס וחשבוניות המס קבלה שאני שולח ללקוחות ?
 

בהתאם לחקיקה ולרגולציה בישראל בנושא מסמכים דיגיטליים וחתימות אלקטרוניות (חוק חתימה אלקטרונית, תשס"א-2001, ותקנות נלוות לו), קיימים מספר דגשים חשובים לגבי גיבוי ואחסון מסמכים החתומים דיגיטלית:
1.     תוקף חוקי של מסמך חתום דיגיטלית
•    על פי החוק, מסמך חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת תקף כראיה משפטית לכל דבר ועניין, בדומה למסמך מודפס וחתום ידנית, כל עוד החתימה עומדת בתנאים שקבע החוק.
2.     חובת הגיבוי ואחסון
•    לפי החוק ותקנות רשות המסים, מסמכים דיגיטליים, ובפרט חשבוניות מס וקבלות חתומות אלקטרונית, חייבים להישמר באופן מאובטח למשך 7 שנים לפחות מתום שנת המס שבה הופק המסמך, בדיוק כפי שנהוג לגבי מסמכים מודפסים.
•    האחסון חייב לאפשר שחזור ושליפה של המסמכים באופן ברור ואמין, כולל אימות החתימה הדיגיטלית.
3.     אופן הגיבוי ואחסון
•    המסמכים צריכים להיות מאוחסנים באופן שמונע שינוי, עריכה או מחיקה של תוכנם, בדרך כלל על מערכות ממוחשבות מאובטחות, שרתים מגובים, או שירותי ענן ייעודיים העומדים בתקני אבטחת מידע מחמירים.
•    הגישה למסמכים חייבת להיות מוגבלת ומבוקרת, ומומלץ לשמור תיעוד מסודר של פעולות אחזור, גישה וצפייה במסמכים המאוחסנים.
לסיכום, מבחינה חוקית, הגיבוי חייב להיות מאובטח, נגיש, ניתן לאימות, ועומד בתנאי חוק החתימה האלקטרונית ודרישות רשות המסים. עמידה בתנאים אלו מבטיחה כי המסמכים החתומים דיגיטלית יישארו תקפים וברי-שימוש משפטי לאורך זמן.

מסיבות אלו בחרנו לשלוח לכם את הגיבוי של מסמכים החתומים דיגיטלית לתיבת האימייל שבחרתם.

אימייל גיבוי זה ישלח אליכם רק אם יתקיימו התנאים הבאים:
- המסמך נשלח ללקוח באמצעות המערכת באימייל, סמס או וואטסאפ.
- טרם פתחנו את מסמך המקור (כלומר טרם לחצנו על אייקון ההדפסה לאחר הפקת המסמך) עד לרגע פתיחת המסמך ע"י הלקוח בפעם הראשונה.
 

אנו ממליצים לפתוח אימייל יעודי למטרה זו ולא להשתמש באותו אימייל שבו אתם עושים שימוש יומיומי על מנת שלא יפריע לכם לעבודה השוטפת.

לעידכון האימייל יש לגשת ל:
הגדרות מערכת > חשבוניות ומסמכים > שליחת מסמכים באימייל,
ובשדה "אימייל לשליחת גיבוי מקור חשבוניות" הכניסו את האימייל החדש שפתחתם עבור מטרה זו.
בסיום לחצו על "שמור"