סדר וארגון
כמה פעמים במהלך העבודה השוטפת יצא לכם לעצור, לחשוב, לתקן ולפעול? רוב הזמן אנו מוצאים את עצמנו מטפלים בכל השוטף בעסק, מכבים שרפות, רצים אחרי הזנב ובכל פעם אומרים הלוואי והיה לי זמן לטפל במה שאני באמת רוצה לטפל.
אז זהו!!! עכשיו קיבלנו את הזמן הזה שהרוב או הכל נעצר ויש לנו זמן להתחיל ולטפל בדברים הלא פחות חשובים ואולי אפילו בין החשובים ביותר בעסק – סדר וארגון.
חשוב מאוד להבין שככל שיהיה לנו פחות רעש מסביבנו ויותר סדר וארגון בעסק, כך נוכל לחשוב, לייעל ולקדם את העסק שלנו ביותר קלות. ולכן כדאי לנו להתחיל בסדר וארגון.
מה כולל סדר וארגון?
1. מעבר על ערמת הניירת שאספנו על השולחן או במגירה או איפה שהחלטנו לשמור אותה ולמיין לערמות לפי החלוקה הבאה:
- אפשר לזרוק
- לשמור לתיעוד
- דורש פעולה
- להעביר הלאה (לדוגמא – לרואה חשבון)
2. מעבר על תיבת האימייל שלנו. להלן מספר טיפים לסידור תיבת האימייל:
- ניתן למיין את האימייל לפי השולח ואז אפשר לעבור על רשימת האימיילים באופן מרוכז לפי השולח
- למחוק כל מה שלא רלוונטי
- אם יש לנו אימיילים שאנו מקבלים כניוזלטר אך אינם רלוונטים אלינו יותר, מומלץ להסיר את עצמנו ברשימת התפוצה שלהם ולאחר מכן למחוק אותם
- לבצע חלוקה לתיקיות בהתאם
- למי שקצת מבין בתוכנות האימייל השונות, ניתן לקבוע גם חוקים (rules) כך שבקבלת אימייל מכתובת מסויימת ו/או עם נושא או תוכן מסויים – יעברו באופן אוטומטי לתיקיה ספציפית
3. הכנת רשימת של כל הדברים שמחכים לטיפול (בניהם הערמה של הניירת בקטגוריה של דברים לטיפול). לכל שורה כזו נרשום לידה את סדר עדיפויות כאשר 1 זה הכי חשוב. תוכלו גם לתת את אותו מספר לשורות שונות במיקרה ויש יותר משורה אחת באותה חשיבות כמו אחרת (להשתדל כמה שפחות)
4. לאחר סיום הרשימה – מומלץ לעבור שורה שורה לפי סדר העדיפות ולהתחיל לטפל בה.
5. חשוב להמשיך לשמור על סדר תוך כדי הטיפול בדברים. נסמן את מה שבוצע, נעביר את הניירת לערמה הרלוונטית לאחר טיפול על מנת שלא נחזור שוב לערמה חדשה שצריך לעבור עליה שוב.
6. מעבר לעסק ללא נייר ככל שניתן. אנו ממליצים לעבור על כל הניירת שאתם שומרים בקלסרים, גם פה מומלץ לעשות סדר, לזרוק כל מה שכבר לא רלוונטי ומה שכן, מומלץ לסרוק למחשב ולשמור בתיקיות – כמובן חשוב לוודא שיש גם גיבויים.
7. מעבר וסדר בארונות ובמחסנים במידה ויש לכם. שוב לזרוק כל מה שלא צריך. לרוקן כמה שאפשר.
חשוב!!! ככל שנמהר להפנים את המצב החדש ונתחיל את התהליך, כך ניהיה מוכנים יותר להתמודד עם המציאות וניהיה חזקים יותר עם סיום משבר הקורונה.