סרטונים ומדריכים כתובים
הוצאות ורכישות
סטטוסי מסמכי ספק כולל התראות בשינוי סטטוס מסמך
ניתן להגדיר סטטוסים למסמכי ספק כאשר ניתן גם ליצור אוטומציות בעת שינוי סטטוס , כגון שליחת הודעה לעובד או שליחת הודעה לספק על שינוי הסטטוס.
בסרטון זה:
1. ניגש להגדרות המערכת > הוצאות ורכישות > סטטוסים של הזמנות רכש ספק
*ניתן לבצע זאת גם על מסמכי הוצאות, תעודות קבלת סחורה ועוד, ותוכלו לגשת להגדרות המערכת המתאימה לפי הצורך שלכם
2. נלחץ על "הוסף חדש" ונרשום את שם הסטטוס הרצוי
לסיום נלחץ שמירה בתחילת השורה בדיסקט הכחול
3. ניגש לחשבוניות ומסמכים > הזמנות רכש ספק
ונוכל לראות שניתן לבחור את הסטטוס הרצוי
4. במידה ובחרנו צבע לסטטוס נוכל להגדיר שהוא יוצג לצד הסטטוס
לשם כך ניגש לניהול שדות שמעל טבלת הזמנות הרכש ספק
ונסמן את השדה "צבע סטטוס"
בדף זה אין צורך לשמור ונוכל לצאת מהדף ולראות את הצבע בשורת ההזמנה הרלוונטית
5. כעת נעבור להגדיר את האוטומציה בעת שינוי הסטטוס
לשם כך ניגש להגדרות המערכת > הוצאות ורכישות > סטטוסים של הזמנות רכש לדוגמא
בשורת הסטטוס הרצוי ניכנס ל"קבע הודעות שינוי סטטוס"
ונבחר מה אנו רוצים שיקרה כאשר מבצעים שינוי של הזמנת רכס ספק לסטטוס הספציפי הזה:
- שלח אל עובד
- שלח באימייל - בסימון - המערכת תכניס טקסט ברירת מחדל ותוכלו לשנות לפי הצורך
- שלח במסרון SMS (מחייב מודול מסרונים) - בסימון - המערכת תכניס טקסט ברירת מחדל ותוכלו לשנות לפי הצורך
- שלח אל ספק
- שלח באימייל - בסימון - המערכת תכניס טקסט ברירת מחדל ותוכלו לשנות לפי הצורך
- שלח במסרון SMS (מחייב מודול מסרונים) - בסימון - המערכת תכניס טקסט ברירת מחדל ותוכלו לשנות לפי הצורך
סטטוסי מסמכי ספק כולל התראות בשינוי סטטוס מסמך
פיצ'ר זה מאפשר לנהל סטטוסים מותאמים אישית לכל מסמך ספק, כולל הזמנות רכש, החזרות וספקים נוספים. ניתן להגדיר צבעים לכל סטטוס, ולעקוב אחר כל המסמכים בצורה ויזואלית. בנוסף, ניתן להגדיר אוטומציות לשליחת הודעות לעובדים או לספקים בעת שינוי סטטוס.
שלבי הגדרת סטטוסים למסמכים
- כניסה להגדרות הסטטוסים
ניגש לקטגוריה הוצאות ורכישות בתפריט הצדדי. נבחר הזמנות רכש או כל סוג מסמך אחר (תעודת קבלת סחורה, החזרת סחורה, הצעות מחיר וכו’).
- הוספת סטטוס חדש
נלחץ על הוסף שורה או מקבץ שורות. נזין את שם הסטטוס הרצוי, לדוגמה: לא רלוונטי. נבחר צבע לסטטוס על ידי לחיצה על בחר צבע ונשמור את השינוי על ידי דיסקט השמירה הכחול בתחילת השורה.
- עדכון צבע סטטוס בדף מסמך
ניגש לניהול השדות בדף ההזמנה. נבחר הצג צבע סטטוס. נרענן את הדף (F5) כדי לראות את הקוביה הצבעונית ליד הסטטוס, המסמלת את מצב המסמך.
שלבי הגדרת אוטומציה לשליחת הודעות
- כניסה להגדרת הודעות שינוי סטטוס
ניגש להגדרות המערכת → הוצאות ורכישות → סטטוסים של הזמנות רכש ספק. נבחר את הסטטוס הרצוי, לדוגמה: אושר לביצוע, ונלחץ על קבע הודעת שינוי סטטוס.
- בחירת סוג ההודעה
ניתן לשלוח הודעה לעובד, לספק או גם וגם. ניתן לבחור לשלוח אימייל, SMS או לשלב בין השניים.
- הגדרת תוכן ההודעה
ניתן להשתמש בפרמטרים דינמיים מתוך המסמך, לדוגמה: שם הספק (@ReplaceSupplier), סטטוס המסמך (@ReplaceStatus). יש להקפיד לא לשנות את הקישור למסמך, רק את הטקסט שמסביב. לאחר הגדרת התוכן נלחץ על שמור שינויים.
- שליחת הודעה אוטומטית
בכל שינוי סטטוס במסמך, ההודעות ישלחו לפי ההגדרות: לעובד שנבחר, לספק או לשניהם יחד.
דוגמה למקרה שימוש
נניח שיש לנו הזמנת רכש לספק אלקטרוניקה בע"מ. הסטטוס הנוכחי: בהמתנה לאישור. אנו מוסיפים סטטוס חדש בשם לא רלוונטי עם צבע אדום. בהגדרות ההודעות, אנו מגדירים שאם המסמך משתנה לסטטוס זה, העובד האחראי יקבל אימייל עם שם הספק והסטטוס החדש, והספק יקבל SMS בהתאם.
טיפים והערות
- ניתן להחיל את ההגדרות על כל סוגי מסמכי הספקים.
- שימוש בצבעים בסטטוסים מסייע למעקב מהיר וויזואלי.
- מומלץ לבדוק שכל ההודעות האוטומטיות נשלחות כראוי לפני הפעלה מלאה.
- ניתן לשנות את פרמטרי ההודעות בכל עת בהתאם לצרכי הארגון.