אימייל

החתמת ספק אונליין על מסמכי ספק

ניתן לשלוח לספק מסמך על מנת שהוא יבצע חתימה אונליין לאישור.

בסרטון זה :
1. ניגש להגדרות המערכת > אימייל > שליחת מסמכים באימייל 
בכותרת "לצד הספק" 
נסמן את השדה "הצג תיבת חתימה על מסמכים" ונבחר את המסמכים בהם אנו מעוניינים שתהיה אפשרות החתמה של הספק
2. בשדה "שדות נוספים לחתימה" נוכל לבחור האם להוסיף שדות שעל הספק למלא כאשר הוא מבצע את החתימה 
לדוגמא: שם איש הקשר החותם ותעודת הזהות שלו 
3. ניגש לשלוח מסמך לדוגמא :
להוצאות ורכישות > הזמנות רכש ספק 
נשלח את המסמך באימייל או מסרון (במידה ויש לכם את מודול המסרונים שלנו) או בוואטסאפ (במידה ויש לכם את מודול הוואטסאפ שלנו)
4. ניגש לאימייל ונפתח את המסמך כפי שיפתח אותו הספק 
ונוכל לראות לחצן על גבי המסמך של ביצוע חתימה אונליין 
הספק יחתום דרך העכבר במחשב או בעזרת האצבע במידה ופתח את המסמך דרך הנייד 
וכן יצטרך למלא את 2 השדות שפתחנו קודם לכן בהגדרות (שם איש הקשר החותם ותעודת הזהות שלו)
לאחר שילחץ של שליחה 
הוא יראה את המסמך על גבי המסך שהוא חתום עם תאריך ושעת החתימה 
5. במידה וניכנב למערכת להוצאות ורכישות > הזמנות רכש ספק 
וניכנס לצפייה במסמך דרך האייקון בתחילת השורה 
נוכל לראות את המסמך החתום כולל תאריך ושעת החתימה 

החתמת ספק אונליין על מסמכים

פיצ’ר זה מאפשר לשלוח לספקים מסמכים לחתימה דיגיטלית אונליין לטובת אישור המסמך בצורה פשוטה ומהירה. ניתן להוסיף שדות נוספים שהספק נדרש למלא בשלב החתימה.

1. היכנסו להגדרות המערכת דרך התפריט הימני.
2. עברו לקטגוריית אימייל.
3. לחצו על שליחת מסמכים באימייל.
4. גללו מטה עד לאזור כותרת לצד הספק.
5. הפעילו את האפשרות הצג תיבת חתימה על מסמכים:
   • סמנו כדי לחייב חתימה
   • או הסירו סימון אם אין צורך בחתימה
6. הוסיפו שדות נוספים לפי הצורך:
   • שם איש קשר
   • תעודת זהות
7. לחצו על שמור בתחתית העמוד.

1. גשו להוצאות ורכישות → הזמנות רכש ספק.
2. בחרו מסמך ושלחו אותו לספק (באימייל / SMS / וואטסאפ).
3. הספק פותח את הקישור ומציג את המסמך כ-PDF.
4. במסמך יופיע:
   • כפתור אישור וחתימה
   • שדות נוספים למילוי
5. הספק ממלא את הפרטים, חותם ולוחץ על שלח.
6. מיד לאחר השליחה:
   • מוצגת החתימה
   • נרשמים תאריך ושעת החתימה

1. חזרו להזמנת הרכש הרלוונטית.
2. לחצו על אייקון הצפייה בתחילת השורה.
3. גללו מטה במסמך.
4. תוכלו לראות:
   • חתימת הספק
   • תאריך ושעת החתימה

• שדות נוספים יכולים להיות חובה – הספק לא יוכל לחתום ללא מילויים.
• החתימה זמינה בכל ערוצי השליחה: אימייל, SMS ו-וואטסאפ.
• מומלץ להוסיף שדה מזהה במסמכים רגישים.
• ניתן להתאים את ההגדרות לפי תהליך העבודה בארגון.