דוחות שקשורים ללקוחות

כרטסת לקוח כולל התאמות ידניות או או אוטומטיות

ניתן לראות כרטסת לקוח , לבצע התאמות ידניות או אוטומטיות וכן לעשות התאמה במידה ויש הפרש קטן בין המסמכים .

בסרטון זה :
1. ניגש לדוחות > לקוחות > כרטסת לקוח 
בשדה "לקוח" נתחיל להזין את שם הלקוח ונבחר אותו מתוך הרשימה 
נוכל לבחור האם להציג את הכרטסת בתאריכים מסוימים ואז לראות רק מסמכים מתקופה מסויימת או להשאיר ללא תאריכים ולראות את כל המסמכים בכרטסת 
נשאיר את הסימון על "מסמכים נבחרים" 
נלחץ על הצגת "חשבוניות" ו- "קבלות" 
ונלחץ על "הצג כרטסת"

2. על מנת לבצע את ההתאמה בכרטסת נוכל :

• לבצע את ההתאמה באופן ידני -
  נסמן מצד ימין את החשבונית או החשבוניות הרצויות ונסמן מצד שמאל את הקבלה או הקבלות הרצויות 
  ובמידה וההפרש או אפס נלחץ בחלק התחתון של הכרטסת על "הוסף התאמה" 
• לבצע את ההתאמה באופן אוטומטי ע"י המערכת - 
  נלחץ מחלק התחתון של הכרטסת על "סמן לי התאמות אפשריות" 
  המערכת תסמן את החשבוניות והקבלות שהיא מזהה שיוצרים הפרש אפס 
  ובמידה ונרצה לבצע את ההתאמה נלחץ על "הוסף התאמה"

3. במידה ויש הפרש קטן בין סכום החשבוניות לקבלות שעליהם אנו מנסים לבצע התאמה 
ניתן לבחור בחלק התחתון של הכרטסת ב"אפשר התאמה כאשר הפרש פחות מ- " ולבחור את הסכום הרצוי שההפרש מגיע עד אליו ניתן לעשות התאמה 
לדוגמא : בהפרש של 4 ש"ח נוכל לבחור ב"אפשר התאמה כאשר הפרש פחות מ- 5 ש"ח" 
ואז נוכל לחוץ על "הוסף התאמה"
4. את ההתאמות נוכל לראות מעל הכרטסת בלחיצה על "הצג התאמות" 
5. את הכרטסת ניתן להדפיס ב"הדפסה ללא התאמות" או "הדפסה כולל התאמות" 
 

הסבר מפורט:

 

כרטסת לקוח – התאמות ידניות ואוטומטיות

סקירה כללית

פיצ'ר זה מאפשר לנהל את כרטסת הלקוח בצורה מדויקת, לבצע התאמות בין חשבוניות לקבלות, ולבטל הפרשים באופן ידני או אוטומטי. ניתן לראות את ההפרשים, לבצע התאמות קטנות באופן ידני, או לאפשר למערכת לזהות ולהתאים מסמכים באופן אוטומטי.

שלבי ביצוע

1. גישה לכרטסת לקוח

1. לחצו על שם הלקוח (לדוגמה: שם תלמיד או לקוח מסוים).
2. בחלקון שנפתחת, לחצו על כרטסת לקוח.
3. תפתח תצוגת הכרטסת הכוללת את כל המסמכים הפתוחים והסגורים של הלקוח.

2. ביצוע התאמות ידניות

1. בצד ימין של המסך סמנו את החשבונית שברצונכם להתאים.
2. בצד שמאל סמנו את הקבלה המקבילה.
3. אם ההפרש בין המסמכים הוא אפס או קטן, לחצו על הוסף התאמה.
4. ניתן לקבוע מגבלה למקסימום ההפרש המותר להתאמה (לדוגמה: עד 5 שקלים).

3. ביצוע התאמות אוטומטיות

1. לכרטסת עם הרבה מסמכים, לחצו על סמן להתאמות אפשריות.
2. המערכת תזהה באופן אוטומטי את החשבוניות והקבלות שניתן להתאים זו לזו.
3. לאחר הסימון, לחצו על הוסף התאמה.
4. כל ההתאמות שבוצעו יוצגו בלחצן הצג התאמות, כולל חשבוניות שקיבלו קבלה מתאימה.

4. ניהול מסמכים לאחר התאמות

1. לאחר ביצוע ההתאמות, הכרטסת תציג את המסמכים הפתוחים בלבד.
2. ניתן לבצע הדפסה:
   • ללא התאמות – לצורך גיול חובות.
   • כולל התאמות – לצורך דו"ח כולל מצב חוב הלקוח.
3. ניתן להדפיס או לשמור את המסמך במחשב ולשלוח ללקוח במידת הצורך.

דוגמה

לקוח שילם חלקית על חשבונית: הכרטסת תציג את החשבונית והקבלה. אם ההפרש הוא פחות מ-5 שקלים, ניתן לבצע התאמה ידנית או לבחור התאמה אוטומטית כדי שהמערכת תתאים את המסמכים.

טיפים והערות

• שימוש באוטומציה מומלץ במיוחד בכרטסות עם הרבה מסמכים כדי לחסוך זמן ולמנוע טעויות.
• תמיד ניתן לבדוק את ההתאמות שבוצעו דרך לחצן הצג התאמות לפני ביצוע הדפסה או שליחה ללקוח.
• ניתן לשלב בין התאמות ידניות ואוטומטיות לפי הצורך.